Priser og budgetter
Derfor bør du have et kommunikationsbudget!
Et årligt økonomisk råderum giver mulighed for planlægning
Vi har siden 2004 været involveret i mange forskellige medieprojekter hos både private og offentlige virksomheder. Vores kunder anvender vores materiale strategisk til at understøtte deres forretningsmål.
Når vi taler løbende aktiviteter, så opstår den bedste dialog og det bedste samarbejde med de af vores kunder, som har afsat et årligt budget til deres kommunikationsaktiviteter. Når budgettet er afsat, så er det et spørgsmål om, hvordan vi sammen anvender økonomien bedst muligt.
Det årlige kommunikationsbudget giver flere fordele
Vi møder ofte virksomheder og organisationer, som ikke er vant til at afsætte årlige ressourcer til at kommunikere til deres målgrupper, der kan være eksterne kunder eller interne medarbejdere. De vil gerne finde pengene fra projekt til projekt - og her bliver mange gode initiativer sat på pause. Når der ikke er afsat en årlig økonomisk ramme, så kan det være svært at finde økonomien på det rette tidspunkt.
Vores oplevelse er, at når en årlig budgetramme er til rådighed - lille eller stor - så kan dialogen tage udgangspunkt i, hvordan økonomien anvendes bedst muligt. I modsatte tilfælde handler det ofte om, hvor lille et projekt der kan sammensættes - for "ellers er det nok ikke muligt at finde pengene til projektet nu". Det åbner for en mere fremadrettet dialog, når økonomien er til rådighed, når den afsat i budgettet - selv hvis det drejer sig om mindre beløb.
Kommunikationen - og de løbende aktiviteter i denne sammenhæng - er efter vores opfattelse ligeså vigtig, som medarbejderne samt de maskiner der står i produktionshallen og de IT-systemer, I har investeret i.
Kommunikationsaktiviteterne skal have tid til at virke
Vi arbejder godt sammen med kunder, som har et kontinuerligt behov for vores ydelser og som ønsker vores sparring løbende. Der opstår en synergi mellem de forskellige medieelementer, vi kan levere over en længere periode og det giver mange spændende muligheder. Stort set alle kommunikationsaktiviteter kræver tid for at skabe en effekt og derfor bør du afsætte en økonomisk ramme, så aktiviteterne kan budgetteres og indsættes i kalenderen.
- Overvej hvilket resultat du ønsker og afsæt et årligt kommunikationsbudget, som giver mening i forhold til værdien af det, du ønsker at opnå. Hvor meget vil du investere økonomisk i at nå de ønskede resultater? Det giver en idé om budgetrammen. Vi drøfter det sammen efterfølgende, men det er vigtigt, at du selv kender tallene på din side af bordet - og du bestemmer beløbene - vi vejleder undervejs.
- De prioriterede aktiviteter sættes i kalenderen og opstartes i god tid inden deadline. På den måde undgår du brandslukningsopgaver, fordi noget kommer som en overraskelse eller er blevet sat for sent i gang.
- Undgå at gøre impulskøb aktiviteter, som ikke er budgetteret.
Fordel budgettet klogt – her og nu, på vej, og fremtid
Når budgettet er på plads, er næste skridt at fordele det, så det både giver resultater i dag og baner vejen for fremtiden. En praktisk måde at tænke på er at dele budgettet i tre “puljer”:
- Her og nu (ca. 70 %)
Til aktiviteter, der allerede virker og skaber stabile resultater. Det kan være faste nyhedsbreve, løbende sociale medier, faste kampagner eller interne kommunikationstiltag. Fordelen er, at du får maksimal effekt af det, der allerede er gennemprøvet. - På vej (ca. 20 %)
Til initiativer, der er testet af og viser lovende potentiale, men stadig kræver finpudsning. Her får du mulighed for at udvikle de næste store satsninger, mens de stadig er små og til at overskue. - Fremtid (ca. 10 %)
Til eksperimenter og helt nye idéer, der kan være lidt vilde. Nogle vil måske ikke give pote med det samme, men enkelte kan ende med at blive jeres næste store kommunikationskanal eller kampagnehit.
Denne opdeling virker, fordi den balancerer sikkerhed med innovation:
- Du holder fast i det, der virker – og som betaler regningen.
- Du udvikler det, der kan blive din næste “sikre” aktivitet.
- Du tør prøve nyt uden at sætte hele budgettet på spil.
Mange virksomheder eller organisationer, der ikke arbejder med en sådan fordeling, ender med at bruge næsten hele budgettet på drift og får derfor aldrig testet nye muligheder. Omvendt kan de, der kun kaster penge efter eksperimenter, risikere at stå uden resultater i nuet. 70/20/10-fordelingen giver en sund rytme: stabil tilstedeværelse, løbende udvikling og strategisk mod.
Det gode ved modellen er, at du altid kan justere procenterne efter behov. Nogle år kan du skrue op for innovationsdelen, andre år skal der måske ekstra tryk på drift. Men med tre puljer får du altid et overblik, så du undgår, at budgettet “forsvinder” i en række små enkelttiltag uden retning.
Budgettet er fundamentet for en kommunikationsplan
Et årshjul hvor alle kommunikationsaktiviteter er listet op, giver mulighed for rettidig omhu. Budgettet danner igen grundlag for al planlægning. Samtidig kan alle involverede parter - internt i virksomheden eller organisationen og eksterne leverandører som os - være på forkant med udviklingen.
Hvor stort skal et kommunikationsbudget være?
Afhængig af jeres virksomheds eller organisations størrelse - og i forhold til den effekt og det resultat, I ønsker - kunne små kommunikationsbudgetter være eksempelvis på kr. 3.000, kr. 5.000 eller kr. 8.000 om måneden. De mellemstore kunne være mellem kr. 10.000 - 15.000 om måneden. Disse beløb er til produktion af den samlede mængde kommunikationsopgaver, som naturligvis varierer i forhold til vores kunder størrelse, branche og behov. Når de enkelte tiltag er produceret, så skal de udbredes til målgruppen og det kan skal via et decideret visningsbudget.
Når kommunikationen skal ud over rampen - visningsbudgettet
Du kan med fordel afsætte økonomi til de steder og platforme, kommunikationen skal ud på. Visningsbudgettet dækker online markedsføring i form af reklamer, nyhedsbreve, digitale skærmløsninger - eller i de klassiske medier som annonceplads i fagblade og fagmagasiner. Produktion af materiale til intern kommunikation på virksomheden eller i organisationen skal have et tilsvarende visningsbudget.
Indrykninger og onlinekampagner har et visningsbudget, som er uafhængig af produktionen af materialet - for det er med visningsbudgettet, du kan skrue op og ned for den intensitet, du vil vises med - og dermed for effekten. Det gælder på både ved intern og ekstern kommunikation.
Visningsbudgetter kan starte ved eksempelvis kr. 2.000, 5.000 eller 10.000 om måneden - og skal ligge i et leje, som giver mening i forhold til vigtigheden af kommunikationen og den effekt, du ønsker at opnå.
Skal vi tale en dialog om aktiviteterne for næste år?
